петък, 24 юли 2020 / Публикувани в Блог
Coworking space
Coworking стил и етикет

 

Вече изпитвате дивна носталгия по офиса и колегите си. Липсва ви дори колежката, която не спира да говори по телефона, докато хрупа чипс, а в обедната почивка ви агитира да се храните здравословно. Разбираме ви. Работата от къщи изисква допълнително усилия по отношение на дисциплината, организацията, извоюването на време, в което да се концентрирате върху задачите си без някой да ви прекъсва.

Coworking space

В статията „Как отново да работите ефективно или от корпоративния към споделения офис“ предложихме решение за всеки, който вече не издържа у дома и иска да възстанови нормалния си режим на работа, доколкото е възможно.

 

Днес искаме да ви улесним още малко. Вижте какво да очаквате и как да се държите, когато ползвате споделено работно пространство, за да извлечете максимума от него.

 

Какво да очаквате 

 

  1. Уютна, удобна, подтикваща към продуктивност обстановка. Обзавеждането е специално предвидено за работна среда. Край на неправилната стойка, болките в гърба, напрежението в раменете. Приключвате с полулегналата поза, в която работите на дивана и това се отразява не само на физическото ви състояние. Чувствате се по-стегнати, концентрирани, готови за професионални подвизи.

Meeting room

  1. Шкафче за лични вещи и съхранение на документи. Нещата, които могат да ви потрябват са на няколко крачки разстояние, но не ви разсейват от работата. Заключвате ги и не мислите за тях.

 

  1. Технологично и друго оборудване, което можеш да ползваш. Споделеното работно пространство разполага със стабилна интернет връзка, принтер, хартия, екрани и флипчарт за провеждане на обучения, кабели и всякакви други джаджи, които може да ти потрябват. Worky има и специално обзаведени помещения, подходящи за онлайн обучения, уебинари, запис на видео съдържание, провеждане на конферентни разговори.

 

  1. Посрещане и настаняване от хост. Домакинът на споделения офис е добрият дух, който ще те разведе, ще ти покаже кое къде е, ще ти предложи кафе и кроасани (в Worky имаме дреболии и плодове за хапване в изобилие) и ще се погрижи да се чувствате добре. Към него се обръщате, когато имате нужда от помощ.

 

  1. Продуктивна дистанция. Това е най-хубавото нещо, което ви дава споделеното работно пространство – възможност да елиминирате всички разсейващи фактори. Не ви разсейват децата или колеги, дошли само да питат нещо по работа. (Според експертите по продуктивност, след всяко прекъсване ви трябват около 20 минути, за да се концентрирате отново върху това, което правите.)

 

Нямате грижа за нищо освен да си свършите работата и не е нужно да говорите с никого, освен ако не ви се иска.

 

  1. Нови възможности. За партньорство, за получаване на обратна връзка по ваши идеи, за учене. Всяко споделено работно пространство изгражда своя общност, предлага интересни обучения и професионални събития, помага ви да си върнете усещането за принадлежност. Всички имаме нужда от него.

 

Как да се държите

 

За да извлекат максимална полза от този работен оазис, посетителите му спазват някои негласни правила.

 

  • Всички пазят тишина.

 

  • Телефоните се слагат на по-тих режим или само на вибрация. При кратки разговори е достатъчно само да говорите по-тихо. За продължителни и конферентни разговори използвате специално обособените зони и зали на Worky.

The Call room

 

  • Въздържате се от прекъсване на останалите посетители на споделения офис. Всеки работи по своите задачи. Ако ви трябва нещо, може да се обърнете към хоста. За свободни разговори с останалите, ползвайте зоната за хапване и пиене на кафе.

 

  • Говорите с хоста, ако искате да се запознаете с колеги от вашия или близки до вашия бранш. Той ще ви насочи към обитатели на споделеното пространство, с които може да общувате на професионални теми.

 

  • Правете това, което искате да правят на вас. Търсите тишина, спокойствие, място с хубаво кафе и добър интернет, където да се разположите удобно и да потънете в задачите си. Иска ви се разбира се да поговорите с някого от време на време. Останалите посетители на споделения офис имат нужда от същото, така че ще се разберете.

 

 

вторник, 14 юли 2020 / Публикувани в Блог

Срещите с клиенти и партньори винаги са деликатна работа. Трябва да сте добре подготвени, концентрирани върху разговора, спокойни. Само тогава воденето на преговори, изясняването на щекотливи въпроси и съвместната работа по леки и тежки проекти дава желания от вас резултат.

За подготовката и поведението по време на бизнес среща е изписано много. От собствен опит обаче знаем, че изборът на място и подходящото оборудване също не по-малко важни. Научете какви са рисковете на работните срещи, провеждани в кафене и вижте какво препоръчваме да имате предвид, когато търсите зали за срещи.

                   Зали за бизнес срещи

 

 

 

 

 

 

 

Какви са рисковете на работните срещи в кафене

Смятате, че кафенето е добра алтернатива на офиса и дори помага бизнес разговора да протече по-свободно и непринудено. От една страна сте прави. Хубаво е обаче да обмислите някои проблеми.

  • В кафенето, в което искате да седнете може да няма места. Търсенето на ново място ще разконцентрира и раздразни всички, а и ще отнеме от времето за разговор.
  • Шумно е. Дори в най-тихите заведения понякога има компания, която говори или се смее високо. И вие нищо не можете да направите. Само че част от енергията ви ще отива в опити да игнорирате шума, вместо да се концентрирате и да мислите върху това, което ви се говори.
  • Може да се окаже, че няма удобна маса с контакт до нея, за да си включите лаптопа или няма интернет. Няма как да предявите никакви претенции към заведението, че ви спъва работата, нито са длъжни намерят решение на проблема ви.
Photo by chudesabyvaut from Pexels

Бизнес среща в кафене

Това са само някои от основните причини да не рискувате с провеждането на важни работни срещи в кафене. Истината е, че за стойността на сметката, която ще платите в заведение, може да наемете зала за срещи. Поне в Worky цената за 1 човек, за 1 час, е колкото цената на кафе и вода или вода и торта в хубаво заведение. При това, към перфектно оборудваната работна зала, получавате кафе, чай, дребни сладки и соленки, вода.

 

Какво да имате предвид, когато търсите зали за работни срещи

 

  • Избирайте според броя хора, които ще присъстват на срещата, за да не влизате в излишен разход. За индивидуални консултации и важни преговори ви трябва малко пространство, отделено от останалата част на споделения офис. Като нашата зала Wish например. За екипни срещи ви трябва малко по-голяма зала, леснодостъпна с градски транспорт и с кола. Зала fOcus  в Worky отговаря на тези изисквания и е с отлично оборудване.

 

 

  • Проверявайте предварително как се плаща – на час, на ден, на човек. Нашата политика е изключително гъвкава в това отношение. Залите за срещи се плащат за човек, на час. Може да запазите необходимото ви пространство, без да се налага да предплащате за седмица/месец и да сключвате договори. Трябва ви зала за среща, обаждате се и ако е свободна, я получавате. Така разходът ви е само за нещо, което наистина сте ползвали.

 

  • Търсете работна зала с необходимото ви оборудване. Шумоизолация, техническо оборудване за видео конферентни разговори, флипчарт, дъска за писане, маркери, копирни услуги – помислете какво ще ви трябва и намерете споделен офис, в който ви го предлагат. Щом ще плащате за зала за среща, трябва да се възползвате от всички нейни екстри и възможности. В Worky има дори зала, подходяща за заснемане на видео съдържание за влог.

 

  • Уверете се, че работната зала ще е отворена за вас и след 18 часа.

 

Обобщение: осигурете си зала за срещи, която е на удобно за всички място, разполага с необходимата техника, харесва ви като обстановка и струва толкова, колкото ще е сметката на всички участници в срещата, ако седнете в хубаво кафене. Така ще сте спокойни, концентрирани върху разговора и той ще бъде наистина продуктивен за вас.

 

 

 

понеделник, 06 юли 2020 / Публикувани в Блог

След три месеца работа от дома хората, свикнали да се трудят в офис, са разделени на две групи. Едните обожават работата от къщи. Другите изнемогват от шума, прекъсванията, сливането на лични и професионални ангажименти, липсата на контакт с други хора освен семейството и нямат търпение да се върнат отново в офиса. Компаниите обаче са предпазливи.

Затова, ако сте от втората група – жертва на принудителната работа от дома – има спасение за вас! Нарича се споделено работно пространство и ви дава възможност да си върнете усещането за нормалност, продуктивност и здравословна социализация

. 

Какво представлява споделеният офис

 

Място, което ви осигурява всички офисни удобства – технологични и битови, само че ги споделяте и с професионалисти от други сфери. Всеки има собствено бюро, спазва определен coworking етикет , който гарантира спокойствие за всички и в същото време може да създаде нови професионални контакти.

 

 

Какви са ползите от работата в споделен офис пред работата от дома

 

 

  • Разграничавате служебните от личните ангажименти. Приключвате с досадното усещане, че работите почти денонощно, а нищо не сте свършили и заздравявате семейните си отношения, защото присъствате у дома и телом, и духом.

 

  • Успявате да поддържате здравословна рутина. Когато знаете, че трябва да излезете от къщи, за да работите, ви е по-лесно да си организирате деня, стремите се да изглеждате добре и да сте винаги в отлична физическа и психическа форма.

 

  • Поддържате уменията си за комуникация лице в лице и създавате нови контакти.Постоянното онлайн общуване ви прави лениви и размива границите между реално и нереално. Работните контакти стават по-ограничени, а ако имате онлайн среща с нов партньор, по-трудно си създавате мнение за него. Липсва съществена част от информацията, която получавате при общуване на живо и която идва от езика на тялото.

Споделен офис

Безопасно ли е сега да се трудите в споделено работно пространство и какви са разликите с фирмения офис

 

Ние работим, спазвайки мерките за безопасност. Работните места са достатъчно отдалечени от едно от друго, за да ви осигурят спокойствие и необходимата социална дистанция.

 

Разликите с офиса, в който сте свикнали да ходите всеки ден са няколко:

 

  • вие определяте кога да посещавате споделения офис; ако не ви се налага или не ви се иска, не го правите;

 

  • срещате се с различни хора – в coworking пространствата има редовни посетители и такива, които идват от време на време;

 

  • никой не ви прекъсва – няма колеги, които надникват зад рамото ви само, за да питат нещо.

 

Струва ли си споделеният офис

 

Има хора, които не искат да наемат бюро в coworking пространство, защото трябва да го плащат от джоба си. Ако това притеснява и вас, потърсете гъвкав вариант, който ще ви позволи да си вършите работата, да съхраните психичното си здраве и да подобрите напрегнатите семейни отношения. Повечето споделени офиси предлагат опция за наемане на бюро за ден, за седмица, за месец.

 

В Worky имаме наистина гъвкава политика в това отношение – не ви принуждаваме да се абонирате и да заплащате предварително бюрото си. Идвате, когато пожелаете. Чекирате се с карта за достъп на входа и след като си свършите работата, плащате само часовете, които сте прекарали при нас. Получавате оборудвано според нуждите ви работно място, кафе и дреболии за похапване, възможност да разширите бизнес контактите си, ако желаете.

 

Прегледайте статията „Защо и как да изберете споделен офис“ , тя също ще ви помогне да вземете решение.

 

 

вторник, 11 февруари 2020 / Публикувани в Блог
Работа от дома

Всеки, който работи дистанционно, на свободна практика или има малък бизнес, рано или късно, се сблъсква с проблема „непрекъснато си седя у дома“ или „няма подходящо кафене до нас, в което да отметна малко задачи“. На вас познат ли ви е?

Какви са основните проблеми, когато работите у дома

  • Може да ви е по-трудно да се организирате и дисциплинирате.
  • Околните ви затрупват с домашни задачи и ви пречат да работите.
  • Понякога се задушавате от липса на социални контакти и колеги, от които да научавате нови неща.

Работа от дома

Освен това няма как да поканите клиент на среща в дневната си, нали?

Какви са основните проблеми, когато работите от заведение

  • Пилеете енергия в опит да се абстрахирате от околния шум.
  • Поръчвате повече неща, отколкото реално ви се ядат и пият.
  • Избирате маса, до която има контакт и се молите да не е точно под тонколоната или близо до кафе машината.

Съвсем в реда на нещата е да поканите клиент на среща в заведение, стига да предвидите и поемете риска от водене на преговори в доста разсейваща среда.

Работа в заведение

Photo by chudesabyvaut from Pexels

Каква е алтернативата на работата от дома или от кафенето?

Коуъркинг спейс, споделен офис, споделено работно пространство – наричайте го както искате. Тази алтернатива ви осигурява спокойна обстановка, необходимото оборудване, желаните колеги, възможност за провеждане на срещи. Решението определено е добро, стига да си направите проучване, да посетите няколко коуъркинг пространства и чак след това да изберете вашето. В противен случай може да се окажете разочаровани.

WORKY coworking space

Споделено работно пространство

По какви критерии да изберете вашето споделено място за работа

Възможност за гъвкаво ползване на споделения офис – и като време, и като заплащане. Повечето коуъркинг пространства предлагат бюро за ден, за седмица и за месец, и зали за срещи и събития, които се плащат на час. За да разберете дали някой от тези варианти ви устройва, прегледайте задачите си и сметнете колко време реално ще прекарвате в офиса. Може да се окаже, че ви трябва място за работа само за 4 часа дневно или в определени дни от седмицата. Тогава подобни оферти стават доста неизгодни – плащате за бюро, което не ползвате.

Ако изберете Worky, имате максимална гъвкавост – плащате само за реалното време, в което ползвате споделения офис. Не е нужно да си правите абонамент или да се обвързвате дългосрочно по какъвто и да било начин. Имате нужда от място за работа, за среща или телефонен разговор? Идвате, свършвате си задачите и плащате само за часовете, в които сте били наш гост.

Тази концепция е работеща по три причини:

  • не правите излишни разходи;
  • по-продуктивни сте – концентрирате се и свършвате максимално бързо работата си, за да платите наистина само времето, в което сте работили в Worky;
  • стоите по-малко в офиса – имате повече време за семейството и хобито си.

Локация. Търсете споделено работно пространство, което е близо до дома ви, до спирка на метро или на градски транспорт. Ако пътувате с кола и за вас разстоянието е без значение, проверете какви са условията за паркиране в района на избрания от вас коуркинг спейс. Зелена зона за паркиране, вместо синя, е добър начин да оптимизирате още малко разходите си.

Мислете и за клиентите си, в случай, че искате да ползвате споделен офис като място за работни срещи. Те също трябва да стигат лесно с кола или обществен транспорт до офиса ви.

Атмосфера, възможност за концентрация и общуване с колеги. Почти всеки споделен офис предлага безплатен пробен ден/час или ден на отворените врати. Непременно изпробвайте набелязаните от вас места преди да решите окончателно кой коуръкинг спейс е вашият.

Важно е да се чувствате уютно и да можете да се концентрирате. Някои пространства акцентират повече върху срещите и разговорите – съответно, ще ви е по-трудно да се съсредоточите в работата си. Други са измислени така, че има възможност и за разговори с околните, и за уединение и продуктивен труд.

Какви са, като професии, хората, с които ще споделяте работно място също не е без значение. Някои места привличат основно IT специалисти; други – дизайнери, художници и работещи към неправителствени организации; трети са комфортни за доста по-широк кръг от професионалисти. Помислете какво искате от работната си социализация и ще ви е по-лесно да решите към кой коуркинг спейс да се насочите.

Оборудване и допълнителни екстри. Добър ли е интернета, какви са възможностите да се отделите и да проведете скайп разговор, достатъчно представително ли е мястото, за да поканите клиенти, има ли възможност за записване на видео или подкаст, а техника за презентации и конферентни разговори? Ясно е, че вие си носите лаптопа, но какво още е включено в цената, която плащате за споделения офис?

В Worky например предлагаме филтърно кафе, чай, снакс храни, плодове и био продукти на нашите клиенти и не искаме допълнително заплащане за тях.

Проверете и програмата на споделения офис – има ли събития и обучения, които ще са ви интересни и полезни?

Вижте кои коуркинг офиси отговарят на вашите критерии. Заповядайте и в Worky – проверете дали вашето споделено работно място е при нас.

понеделник, 28 октомври 2019 / Публикувани в Блог

Малко хора обичат редакции. Те отнемат време и нерви. Няма нищо по-лошо от това да преработвате проект отново и отново. За съжаление е изключителна рядкост, ако  имате фрийлансерски проект без никакви промени.

В тази статия ще коментираме какво да направите, за да премат по-голямата част от работата ви от първия път.

Предлагам ви система от няколко нива, която да подпомогне ефективността при изпълнението на фрийлансерските ви проекти.

  1. Проверка на клиентите на етапа на договаряне

Има някои типа клиенти, които са предразположени към голям брой редакции:

Клиенти, които не знаят какво искат. Те не могат ясно да дефинират задачата. Понякога в процеса на комуникация става ясно, че клиентът не знае какво точно иска. С тях трябва да  се работи много внимателно, особено когато сте начинаещи. Опитайте се да им дадете преспектива и да им помогнете в изискванията, но без да вършите тяхната работа. Важно е те самите да си изяснят какво искат, а не вие да им кажете. На по-късен етап това ще е бомба със закъснител, която ще доведе до множество редакции. Винаги е опция да отстъпите и да кажете: “Изяснете си предварително заданието и след това да поговорим отново…”

Клиенти с промени в настроението. Когато са в добро разположение на духа,  те са склонни да приемат всичко от първия път, но ако в дадения ден клиентът е станал от грешната страна на леглото, той ще връща и връща всяка работа, независимо от нейното качество. Дори проектът да отговаря на техническите изисквания, той пак ще бъде отхвърлен, просто защото клиентът е в лошо настроение или трябва да използва вашия фрийлансърски труд като „отдушник или гръмоотвод“. Такива клиенти могат да бъдат идентифицирани още на етапа на преговорите. Ако видите, че в даден момент човекът е отстъпващ и приятен, а в друг момент започва да говори рязко, грубо, значи си имате работа с „човек на настроенията“.

Любители на съвети. Те трудно вземат сами собствени решения и обичат да се консултират с всички – приятели, роднини, партньори. Тъй като е невъзможно да се направи проект, който да се хареса на всички познати на клиента, ще срещнете много редакции, а самата работа след хиляди промени ще се превърне в „Чудовището на Франкенщайн“.

Какво да предприемете?

Още на етапа на преговорите можете леко да поискате да разберете как и кой ще приема финалната работа и да се връщате към тази договорка, когато нещата започват да излизат от контрол. Бъдете внимателни, ако клиентът не може да отговори на вашите въпроси и поиска време да координира нещо с някого.

Съзидатели. Сложен клиентски тип. Те възприемат всичко, което правят, като творчество. Те могат безкрайно да изискват от копирайтъри, дизайнери и други специалисти „да направят шедьовър“ и „опитайте отново, защото можете да направите по-добре“. Ако клиент често използва следните словосъчетания в разговор: „Така го чувствам“, „Чувствам, че може по-добре“, „Тук нещо не е наред, но не мога да кажа какво“ – това е Съзидателят. 

Любителите на редакции. Рядкост е, но има клиенти, които вярват, че от първия път не може да се направи нищо добро. Затова по принцип те не приемат работа без корекции. Понякога се натъкваме на клиенти, които смятат, че трябва да върнат работата поне 2-3 пъти, в противен случай изпълнителят „ще е свършил малко работа“. Трудно е да се идентифицират такива клиенти на етапа на преговори. Ако сте изправени пред такъв клиент, тогава поискайте да конкретизира кои точки от работата не отговарят на първоначалното задание.

Когато работите с такива клиенти, трябва предварително да се подготвите за ревизии или да откажете проекта на етапа на договаряне.

  1. Формиране на правилните очаквания

Ние не сме привърженици на формирането на високи очаквания на клиентите и в дефинирането на много точни и твърди гаранции. Преди да започнте работа, предупредете клиентите за основните рискове и не давайте високи прогнози – за крайни срокове. Обяснявайте подробно как ще бъде свършена работата, какви действия може да се изискват от клиента. Може би някои от клиентите няма да им хареса факта, че ще им бъде предоставена обективна картина на проекта и особено на техните отговорности в него. Това може да доведе до отказ да ви сътрудничат. Но тези, които останат, няма да имат нереалистични очаквания и в крайна сметка ще бъдат доволни от съвместния ви проект. Според нас човек не бива да се опитва да спечели клиент на всяка цена, давайки нереалистични обещания, само за да получи проект. Сами разбирате, че ако не можете да изпълните предварителните уговорки, то клиентът ще очаква различен резултат. В резултат на това проектът ще има много промени, подобрения, оплаквания и разочарования.

  1. Съответствие на заданието
  • Обещавайте само това,  което наистина може да изпълните. Важно е да се работи точно по договорената схема, да се извършва всеки етап на работа навреме и точно да се следва техническата задача. Преди да започнете нов проект е полезно да препрочетете “техническото задание/ мандата/ договора за изпълнение”, независимо, че сте го гледали преди това. Винаги е полезно да разпечатвате техническото задание, така че да е по-удобно да правите бележки в него, да маркирате завършените елементи. В края на конкретния проект си струва да проверите още веднъж дали всички точки от договора за работа са изпълнени точно.  Дори един незначителен пропуск може да доведе до загуба на доверие у клиента. Това ще внесе напрежение в отношенията ви и излишни притеснения за двете страни, което ще влоши резултатите при последващи проекти.
  • Изключително важно е да вършите работата ефикасно от първия път дори в онези дребни неща, които според вас нямат голямо значение – например време на отговор на мейл от страна на клиента. Ако нещо не е в заданието- комуникирайте го с клиента и го формализирайте. Изисквайте информация от клиента и изчиствайте с него непонятни за вас моменти. Задължително в писмена форма.
  • Опитвайте се да не правите проекти на големи парчета. Разбивайте работата на малки (в разумни граници) задачи и комуникирайте напредъка с клиента и тогава пристъпвайте към следващия етап – поискайте обратна връзка.

Например, ако за даден клиент трябва да направите 20 текста, първо напишете един текст, предайте го. След това направете следващия текст и го предайте. Когато разберете, че сте на една и съща вълна с клиента, можете да напишете няколко текста наведнъж. Тази работна схема ви позволява да изпращате проекти с минимален брой редакции. Съответно се спестява много време и клиентите са доволни от резултатите.

Надявам се, че системата ми ще ви помогне в работата  с клиенти. Споделете вашите съвети и прозрения в коментарите.

 

Автор: Ивайло Кунев  – Бизнес консултант и автор на аудио книги.

 

 

понеделник, 28 октомври 2019 / Публикувани в Работилница