вторник, 10 март 2020 / Публикувани в Блог
Coworking space

Всяка година броят на хората, които работят дистанционно расте с бързи темпове. Работата от комфорта на дома и свободата, която тя предоставя, е съблазнителна, но не е за всеки. Тук идва мястото и на споделените работни пространства. Тяхното разпространение става все по-голямо и статистиката сочи, че от 2015-та година насам броят на споделените офиси в световен мащаб расте със средно 2595 годишно. А България е на 10 място в света по брой коуъркинг пространства на глава от населението.

Всичко това се дължи на “златната среда”, която предоставят споделените пространства – гъвкавост и свобода, далеч от ограниченията и стреса в стандартния офис, но и достатъчно структура и работна среда, за да ни изкара от лежерната обстановка у дома.

Основната причина много фрийлансъри и дистанционни работници да предпочитат coworking пространствата е, за да увеличат своята продуктивност. Самата обстановка в тези офиси предполага по-висока организираност и дисциплина. Разсейващите фактори са много по-малко, отколкото у дома и срещите с други работещи хора предполагат повече вдъхновение и мотивация.

Когато отидем в споделено офис пространство, самата смяна на обстановката провокира креативността, създава условия за създаване на график и работен режим. Спестява ни мислите и притесненията за надеждна интернет връзка и допълнителна офис техника. И най-големият плюс от всички – имаме чудесни условия за нови запознанства, networking, социализация и обмяна на идеи.

Тези предимства на коуъркинг пространствата обаче, не елиминират напълно възможността за разсеяност и непродуктивност. Социалните контакти могат лесно да се превърнат в безкрайни общи разговори, а комфортната среда може да ни отпусне и предразположи към отлагане на важните работни задачи.

Нуждата от изграждане на добри продуктивни навици и самодисциплина е належаща и в споделения офис. Ето няколко метода как да се възползвате максимално от coworking пространството и да повишите своята продуктивност и работоспособност:

Правете си чести и ползотворни почивки

Започваме с приятната част – почивката. Макар и този съвет да изглежда на пръв поглед противоречив, регулярните паузи в течение на работния ден се доказват като жизненоважен фактор за увеличаване на цялостната продуктивност. Често, когато се увлечете в дадена задача, може да изгубите представа за времето, да забравите да се движите, да ядете и дори да пиете вода.

Отначало може да изглежда, че така ще свършите повече работа, но истината е, че така изтощавате тялото и ума си. А с течение на деня, това води до по-ниска концентрация и по-висока вероятност от допускане на грешки.

Ето защо кратките, но чести почивки водят до увеличена продуктивност. Създайте си график, който да отговаря на личните Ви нужди и начин на работа. Можете да започнете да експериментирате с техниката Pomodoro – фиксирани интервали на концентрирана работа, редувани с кратки паузи. Изберете между стандартния вариант – 25 минути работа, последвани от 5-минутни почивки, или 90 минути работа и 15-минутни паузи. Или фиксирайте други интервали, които да са съобразени с Вашите работни задачи. Но никога не прекарвайте повече от 2 часа плътно приковани към стола и потопени в работа.

Тук е редно да споменем и, че почивките освен чести, трябва да са и ползотворни. Няма да получите особено положителен ефект върху продуктивността и когнитивните си способности, ако се отдадете на безкрайно ровене в социалните мрежи или гледане на видеа с котки.

Вместо това, използвайте почивката си, за да станете от стола, да се раздвижите и да направите няколко разтегателни упражнения. Това ще подобри кръвообращението, ще отпусне мускулите и ще предотврати схващания. Още по-добре е, ако можете да излезете навън за бърза разходка. Кратката Ви почивка е добро време да се снабдите с още вода, кафе или здравословен снак като ядки и плодове. Това е и моментът за кратки, но съдържателни запознанства и разговори с “колегите” от коуъркинг пространството.

Награждавайте се за добре свършената работа

Още един приятен съвет за увеличаване на продуктивността е да си определяте награди за изпълнените задачи. Този метод може чудесно да се съчетае с кратките почивки през работния ден. Краткосрочните малки награди помагат да поддържате чувството си на мотивация в течение на деня.

Когато работите сами, по-рядко чувате поощрителни думи от мениджъри и колеги. И докато удоволетворението от добре свършената работа, напредъка в бизнеса и финансовото заплащане, са чудесни мотиватори, те не винаги са осезаеми за съзнанието Ви. Затова е добре да предвидите начини да се награждавате сами за успешните задачи, веднага след изпълнението им. Важно е да изберете награда, която искрено да Ви зарадва и достави удоволствие.

След като постигнете някоя от целите си за деня, можете да се наградите с чаша добро кафе в почивката, например. Бърза разходка навън с някой от съседите Ви по бюро в споделения офис, също е добър вариант. Любимо лакомство или дори 5 минути в Instagram, също биха могли да са стимулиращи награди за някоя от изпълнените задачи.

Определяйте си и по-големи награди за по-сложните проекти или когато имате особено стресиращ, но успешен ден. Планиране на излизане след работа, кино или театър, нова книга, са все добри стимули, които да Ви мотивират в по-натоварените моменти от деня.

Добро планиране

Стигаме до същината на методите за продуктивност – доброто и детайлно планиране. Ако отидете в споделено работно пространство с всяко добро намерение да имате ползотворен работен ден, но не сте си набелязали цели и задачи, рискувате да превърнете това начинание в загуба на време и пари.

Най-добре е да планирате работния си ден от предната вечер или рано сутринта. Определете приоритетите и крайните си срокове. Направете списък със задачите за деня, подредени по важност. Започнете от първата и се движете надолу по списъка. Така ще сте сигурни, че работите по най-важните си проекти и не се разсейвате с второстепенни задачи.

Можете да се възползвате и от calendar blocking метода. Нанесете всички задачи за деня в Google Calendar, като за всяка отредите времеви интервал, в който трябва да бъде изпълнена. Бъдете реалистични и си дайте изпълними срокове, добавете и времето си за почивка и обяд. Това ще Ви помогне да си създадете реална представа колко работа можете да съберете в деня, тъй като често имаме склонността да се надценяваме и да се опитваме да поберем задачите за цяла седмица в един ден.

Като преглеждате календара си и си зададете автоматични напомняния, лесно ще можете да преминавате от задача на задача, без да губите време в чудене и  нерешителност с какво да се захванете.

Друг полезен съвет свързан с доброто планиране е да отидете в споделения офис по-рано сутринта. Така ще имате повече време на тишина и спокойствие, за да съберете мислите си и да положите началото на един наистина продуктивен ден.

Външна отговорност

Дори и да си направите перфектния списък подреден по важност на приоритетите, да разчетете времето си на календара до минута, да си отредите награда за всяка изпълнена малка задача и да си правите чести почивки всеки час, има дни, в които въпреки всичко ще се разсейвате и ще се бавите с работата. Когато работите дистанционно, продуктивността Ви зависи пряко от Вашата лична самодисциплина, а понякога тя може да се окаже не особено надеждна.

В такива случаи можете да се възползвате от предимството на споделеното работно пространство да работите сред други фрийлансъри и предприемачи и да заложите на външната отговорност. Споделете с някого от “колегите” върху какво работите и срока, в който искате да го постигнете. Самото заявяване на плановете пред друг човек, ще Ви създаде усещане за отговорност, че трябва да удържите на думата си.

Можете дори да си намерите работен партньор, с когото да споделяте задачите си за деня и взаимно да проверявате прогреса си на определен период. Така ще се държите отговорни един друг и вероятността да прекарате половината ден в писане на съобщения с приятели и YouTube видеа ще намалее драстично.

Използвайте технологиите на Ваша страна

Дотук споменахме колко пагубни могат да са технологиите за продуктивността. Часовете прекарани в бездната на социалните мрежи и гледането на видеа могат да съсипят работоспособността Ви. Но можете да използвате дигиталните си устройства стратегически, за да постигнете целите си.

Освен автоматичните напомняния на календара, можете да използвате някое от безбройните приложения за Pomodoro метода. Така ще получавате напомняне, че е време за почивка или за начало на нова работна сесия. На края на деня ще можете да отчетете времето прекарано в концентрирана работа.

Можете да използвате и приложения, които отчитат времето, което сте отделили за различни проекти. А програмите като RescueTime, са чудесен начин да проверите как реално прекарвате времето си на компютъра и кои са нещата, които Ви разсейват. Много приложения дават възможност и да блокирате определени сайтове или програми на лаптопа си в работно време. Така изкушението да прекарате половин час във Facebook автоматично се елиминира. Поставете такова приложение и на телефона си, за да сте сигурни, че няма да се поддадете на старите непродуктивни навици.

Друг начин да използвате технологиите на Ваша страна е като се възползвате от опциите за пълен екран. Много от софтуерните програми за редактиране на текст или графични изображения предлагат функцията full-screen. Така няма да виждате събщения и разсейващите 15 отворени таба на браузъра си докато вършите креативна работа.

Чисто и подредено работно място

Когато работите в коуъркинг офис и нямате постоянно бюро, е трудно да го затрупате с ненужни сантиментални вещи. Вероятно няма да имате нужда от методите на Мари Кондо, за да поддържате работното си място подредено. Въпреки това обаче е важно да следите за чистотата и организацията на бюрото си. Подредената работна среда увеличава подредеността на ума и концентрацията.

С течение на деня е възможно да затрупате бюрото си с празни чаши, опаковки от храна, листи хартия. Не се оставяйте на инерцията и поддържайте мястото чисто и минималистично. Това ще намали разсеяността на съзнанието Ви и ще спомогне продуктивността.

Удобна работна среда

Това, че нямате постоянно бюро в споделения офис не означава, че не можете да направите работната си среда максимално удобна, за да увеличите работоспособността си. Когато се чувствате комфортно в офиса, имате всичко необходимо и нямате физически дразнители, шансовете Ви за продуктивен работен ден се увеличават драстично.

На първо място, изберете си споделено работно пространство, където има много естествена светлина и Ви допада като обстановка. Слънчевите лъчи, дори и да са през прозореца, държат съзнанието будно и по-концентрирано.

Изберете си работно място, което да отговаря на личните Ви предпочитания. Съобразете се в зависимост от това дали климатикът и движението на хора ще Ви пречат, дали обичате по-светло, или по-сенчесто място.

Нагласете и регулирайте стола си, така че да Ви е удобен и да не доведе до схващане и болка към края на деня.

И накрая – винаги си носете шумоизолиращи слушалки. Дори и да обичате фоновия шум на офиси и кафенета, бъдете подготвени в случай, че нещо започне да пречи на концентрацията Ви.

Coworking пространството е идеална алтернатива на дистанционната работа от вкъщи. Предоставя структура за изграждане на работен график и контрастира на твърде лежерната обстановка вкъщи. Дава усещане за по-делова среда, където да сме заобиколени от други работещи хора. Като приложите и тези 7 съвета за супер продуктивност, ще си гарантирате успешни дни в коуъркинг офиса и постигане на бизнес целите си.

Автор на статията е Михаела Михайлова, копирайтър и специалист по маркетинг в социалните медии.

Михаела е част от екипа на Супер продуктивност. Ние помагаме на собствениците на бизнес да планират, организират и развият проектите и екипите си от самото им начало до големия успех. Клиентите ни повишават личната си ефективност в работата чрез онлайн обучения и лични консултации. Води ги Силвина Фурнаджиева – консултант по продуктивност с над 10 години опит в управлението на проекти и екипи, дистанционната работа и ефективния онлайн маркетинг.

Екипът ни е изцяло дистанционно работещ и когато сме в София, често можете да срещнете някого от нас в Worky и да се запознаем на по чаша качествено кафе.

вторник, 11 февруари 2020 / Публикувани в Блог
Работа от дома

Всеки, който работи дистанционно, на свободна практика или има малък бизнес, рано или късно, се сблъсква с проблема „непрекъснато си седя у дома“ или „няма подходящо кафене до нас, в което да отметна малко задачи“. На вас познат ли ви е?

Какви са основните проблеми, когато работите у дома

  • Може да ви е по-трудно да се организирате и дисциплинирате.
  • Околните ви затрупват с домашни задачи и ви пречат да работите.
  • Понякога се задушавате от липса на социални контакти и колеги, от които да научавате нови неща.

Работа от дома

Освен това няма как да поканите клиент на среща в дневната си, нали?

Какви са основните проблеми, когато работите от заведение

  • Пилеете енергия в опит да се абстрахирате от околния шум.
  • Поръчвате повече неща, отколкото реално ви се ядат и пият.
  • Избирате маса, до която има контакт и се молите да не е точно под тонколоната или близо до кафе машината.

Съвсем в реда на нещата е да поканите клиент на среща в заведение, стига да предвидите и поемете риска от водене на преговори в доста разсейваща среда.

Работа в заведение

Photo by chudesabyvaut from Pexels

Каква е алтернативата на работата от дома или от кафенето?

Коуъркинг спейс, споделен офис, споделено работно пространство – наричайте го както искате. Тази алтернатива ви осигурява спокойна обстановка, необходимото оборудване, желаните колеги, възможност за провеждане на срещи. Решението определено е добро, стига да си направите проучване, да посетите няколко коуъркинг пространства и чак след това да изберете вашето. В противен случай може да се окажете разочаровани.

WORKY coworking space

Споделено работно пространство

По какви критерии да изберете вашето споделено място за работа

Възможност за гъвкаво ползване на споделения офис – и като време, и като заплащане. Повечето коуъркинг пространства предлагат бюро за ден, за седмица и за месец, и зали за срещи и събития, които се плащат на час. За да разберете дали някой от тези варианти ви устройва, прегледайте задачите си и сметнете колко време реално ще прекарвате в офиса. Може да се окаже, че ви трябва място за работа само за 4 часа дневно или в определени дни от седмицата. Тогава подобни оферти стават доста неизгодни – плащате за бюро, което не ползвате.

Ако изберете Worky, имате максимална гъвкавост – плащате само за реалното време, в което ползвате споделения офис. Не е нужно да си правите абонамент или да се обвързвате дългосрочно по какъвто и да било начин. Имате нужда от място за работа, за среща или телефонен разговор? Идвате, свършвате си задачите и плащате само за часовете, в които сте били наш гост.

Тази концепция е работеща по три причини:

  • не правите излишни разходи;
  • по-продуктивни сте – концентрирате се и свършвате максимално бързо работата си, за да платите наистина само времето, в което сте работили в Worky;
  • стоите по-малко в офиса – имате повече време за семейството и хобито си.

Локация. Търсете споделено работно пространство, което е близо до дома ви, до спирка на метро или на градски транспорт. Ако пътувате с кола и за вас разстоянието е без значение, проверете какви са условията за паркиране в района на избрания от вас коуркинг спейс. Зелена зона за паркиране, вместо синя, е добър начин да оптимизирате още малко разходите си.

Мислете и за клиентите си, в случай, че искате да ползвате споделен офис като място за работни срещи. Те също трябва да стигат лесно с кола или обществен транспорт до офиса ви.

Атмосфера, възможност за концентрация и общуване с колеги. Почти всеки споделен офис предлага безплатен пробен ден/час или ден на отворените врати. Непременно изпробвайте набелязаните от вас места преди да решите окончателно кой коуръкинг спейс е вашият.

Важно е да се чувствате уютно и да можете да се концентрирате. Някои пространства акцентират повече върху срещите и разговорите – съответно, ще ви е по-трудно да се съсредоточите в работата си. Други са измислени така, че има възможност и за разговори с околните, и за уединение и продуктивен труд.

Какви са, като професии, хората, с които ще споделяте работно място също не е без значение. Някои места привличат основно IT специалисти; други – дизайнери, художници и работещи към неправителствени организации; трети са комфортни за доста по-широк кръг от професионалисти. Помислете какво искате от работната си социализация и ще ви е по-лесно да решите към кой коуркинг спейс да се насочите.

Оборудване и допълнителни екстри. Добър ли е интернета, какви са възможностите да се отделите и да проведете скайп разговор, достатъчно представително ли е мястото, за да поканите клиенти, има ли възможност за записване на видео или подкаст, а техника за презентации и конферентни разговори? Ясно е, че вие си носите лаптопа, но какво още е включено в цената, която плащате за споделения офис?

В Worky например предлагаме филтърно кафе, чай, снакс храни, плодове и био продукти на нашите клиенти и не искаме допълнително заплащане за тях.

Проверете и програмата на споделения офис – има ли събития и обучения, които ще са ви интересни и полезни?

Вижте кои коуркинг офиси отговарят на вашите критерии. Заповядайте и в Worky – проверете дали вашето споделено работно място е при нас.

понеделник, 28 октомври 2019 / Публикувани в Блог

Малко хора обичат редакции. Те отнемат време и нерви. Няма нищо по-лошо от това да преработвате проект отново и отново. За съжаление е изключителна рядкост, ако  имате фрийлансерски проект без никакви промени.

В тази статия ще коментираме какво да направите, за да премат по-голямата част от работата ви от първия път.

Предлагам ви система от няколко нива, която да подпомогне ефективността при изпълнението на фрийлансерските ви проекти.

  1. Проверка на клиентите на етапа на договаряне

Има някои типа клиенти, които са предразположени към голям брой редакции:

Клиенти, които не знаят какво искат. Те не могат ясно да дефинират задачата. Понякога в процеса на комуникация става ясно, че клиентът не знае какво точно иска. С тях трябва да  се работи много внимателно, особено когато сте начинаещи. Опитайте се да им дадете преспектива и да им помогнете в изискванията, но без да вършите тяхната работа. Важно е те самите да си изяснят какво искат, а не вие да им кажете. На по-късен етап това ще е бомба със закъснител, която ще доведе до множество редакции. Винаги е опция да отстъпите и да кажете: “Изяснете си предварително заданието и след това да поговорим отново…”

Клиенти с промени в настроението. Когато са в добро разположение на духа,  те са склонни да приемат всичко от първия път, но ако в дадения ден клиентът е станал от грешната страна на леглото, той ще връща и връща всяка работа, независимо от нейното качество. Дори проектът да отговаря на техническите изисквания, той пак ще бъде отхвърлен, просто защото клиентът е в лошо настроение или трябва да използва вашия фрийлансърски труд като „отдушник или гръмоотвод“. Такива клиенти могат да бъдат идентифицирани още на етапа на преговорите. Ако видите, че в даден момент човекът е отстъпващ и приятен, а в друг момент започва да говори рязко, грубо, значи си имате работа с „човек на настроенията“.

Любители на съвети. Те трудно вземат сами собствени решения и обичат да се консултират с всички – приятели, роднини, партньори. Тъй като е невъзможно да се направи проект, който да се хареса на всички познати на клиента, ще срещнете много редакции, а самата работа след хиляди промени ще се превърне в „Чудовището на Франкенщайн“.

Какво да предприемете?

Още на етапа на преговорите можете леко да поискате да разберете как и кой ще приема финалната работа и да се връщате към тази договорка, когато нещата започват да излизат от контрол. Бъдете внимателни, ако клиентът не може да отговори на вашите въпроси и поиска време да координира нещо с някого.

Съзидатели. Сложен клиентски тип. Те възприемат всичко, което правят, като творчество. Те могат безкрайно да изискват от копирайтъри, дизайнери и други специалисти „да направят шедьовър“ и „опитайте отново, защото можете да направите по-добре“. Ако клиент често използва следните словосъчетания в разговор: „Така го чувствам“, „Чувствам, че може по-добре“, „Тук нещо не е наред, но не мога да кажа какво“ – това е Съзидателят. 

Любителите на редакции. Рядкост е, но има клиенти, които вярват, че от първия път не може да се направи нищо добро. Затова по принцип те не приемат работа без корекции. Понякога се натъкваме на клиенти, които смятат, че трябва да върнат работата поне 2-3 пъти, в противен случай изпълнителят „ще е свършил малко работа“. Трудно е да се идентифицират такива клиенти на етапа на преговори. Ако сте изправени пред такъв клиент, тогава поискайте да конкретизира кои точки от работата не отговарят на първоначалното задание.

Когато работите с такива клиенти, трябва предварително да се подготвите за ревизии или да откажете проекта на етапа на договаряне.

  1. Формиране на правилните очаквания

Ние не сме привърженици на формирането на високи очаквания на клиентите и в дефинирането на много точни и твърди гаранции. Преди да започнте работа, предупредете клиентите за основните рискове и не давайте високи прогнози – за крайни срокове. Обяснявайте подробно как ще бъде свършена работата, какви действия може да се изискват от клиента. Може би някои от клиентите няма да им хареса факта, че ще им бъде предоставена обективна картина на проекта и особено на техните отговорности в него. Това може да доведе до отказ да ви сътрудничат. Но тези, които останат, няма да имат нереалистични очаквания и в крайна сметка ще бъдат доволни от съвместния ви проект. Според нас човек не бива да се опитва да спечели клиент на всяка цена, давайки нереалистични обещания, само за да получи проект. Сами разбирате, че ако не можете да изпълните предварителните уговорки, то клиентът ще очаква различен резултат. В резултат на това проектът ще има много промени, подобрения, оплаквания и разочарования.

  1. Съответствие на заданието
  • Обещавайте само това,  което наистина може да изпълните. Важно е да се работи точно по договорената схема, да се извършва всеки етап на работа навреме и точно да се следва техническата задача. Преди да започнете нов проект е полезно да препрочетете “техническото задание/ мандата/ договора за изпълнение”, независимо, че сте го гледали преди това. Винаги е полезно да разпечатвате техническото задание, така че да е по-удобно да правите бележки в него, да маркирате завършените елементи. В края на конкретния проект си струва да проверите още веднъж дали всички точки от договора за работа са изпълнени точно.  Дори един незначителен пропуск може да доведе до загуба на доверие у клиента. Това ще внесе напрежение в отношенията ви и излишни притеснения за двете страни, което ще влоши резултатите при последващи проекти.
  • Изключително важно е да вършите работата ефикасно от първия път дори в онези дребни неща, които според вас нямат голямо значение – например време на отговор на мейл от страна на клиента. Ако нещо не е в заданието- комуникирайте го с клиента и го формализирайте. Изисквайте информация от клиента и изчиствайте с него непонятни за вас моменти. Задължително в писмена форма.
  • Опитвайте се да не правите проекти на големи парчета. Разбивайте работата на малки (в разумни граници) задачи и комуникирайте напредъка с клиента и тогава пристъпвайте към следващия етап – поискайте обратна връзка.

Например, ако за даден клиент трябва да направите 20 текста, първо напишете един текст, предайте го. След това направете следващия текст и го предайте. Когато разберете, че сте на една и съща вълна с клиента, можете да напишете няколко текста наведнъж. Тази работна схема ви позволява да изпращате проекти с минимален брой редакции. Съответно се спестява много време и клиентите са доволни от резултатите.

Надявам се, че системата ми ще ви помогне в работата  с клиенти. Споделете вашите съвети и прозрения в коментарите.

 

Автор: Ивайло Кунев  – Бизнес консултант и автор на аудио книги.