Как да бъдем продуктивни, когато работим в coworking пространство?

/ / Блог
Coworking space

Всяка година броят на хората, които работят дистанционно расте с бързи темпове. Работата от комфорта на дома и свободата, която тя предоставя, е съблазнителна, но не е за всеки. Тук идва мястото и на споделените работни пространства. Тяхното разпространение става все по-голямо и статистиката сочи, че от 2015-та година насам броят на споделените офиси в световен мащаб расте със средно 2595 годишно. А България е на 10 място в света по брой коуъркинг пространства на глава от населението.

Всичко това се дължи на “златната среда”, която предоставят споделените пространства – гъвкавост и свобода, далеч от ограниченията и стреса в стандартния офис, но и достатъчно структура и работна среда, за да ни изкара от лежерната обстановка у дома.

Основната причина много фрийлансъри и дистанционни работници да предпочитат coworking пространствата е, за да увеличат своята продуктивност. Самата обстановка в тези офиси предполага по-висока организираност и дисциплина. Разсейващите фактори са много по-малко, отколкото у дома и срещите с други работещи хора предполагат повече вдъхновение и мотивация.

Когато отидем в споделено офис пространство, самата смяна на обстановката провокира креативността, създава условия за създаване на график и работен режим. Спестява ни мислите и притесненията за надеждна интернет връзка и допълнителна офис техника. И най-големият плюс от всички – имаме чудесни условия за нови запознанства, networking, социализация и обмяна на идеи.

Тези предимства на коуъркинг пространствата обаче, не елиминират напълно възможността за разсеяност и непродуктивност. Социалните контакти могат лесно да се превърнат в безкрайни общи разговори, а комфортната среда може да ни отпусне и предразположи към отлагане на важните работни задачи.

Нуждата от изграждане на добри продуктивни навици и самодисциплина е належаща и в споделения офис. Ето няколко метода как да се възползвате максимално от coworking пространството и да повишите своята продуктивност и работоспособност:

Правете си чести и ползотворни почивки

Започваме с приятната част – почивката. Макар и този съвет да изглежда на пръв поглед противоречив, регулярните паузи в течение на работния ден се доказват като жизненоважен фактор за увеличаване на цялостната продуктивност. Често, когато се увлечете в дадена задача, може да изгубите представа за времето, да забравите да се движите, да ядете и дори да пиете вода.

Отначало може да изглежда, че така ще свършите повече работа, но истината е, че така изтощавате тялото и ума си. А с течение на деня, това води до по-ниска концентрация и по-висока вероятност от допускане на грешки.

Ето защо кратките, но чести почивки водят до увеличена продуктивност. Създайте си график, който да отговаря на личните Ви нужди и начин на работа. Можете да започнете да експериментирате с техниката Pomodoro – фиксирани интервали на концентрирана работа, редувани с кратки паузи. Изберете между стандартния вариант – 25 минути работа, последвани от 5-минутни почивки, или 90 минути работа и 15-минутни паузи. Или фиксирайте други интервали, които да са съобразени с Вашите работни задачи. Но никога не прекарвайте повече от 2 часа плътно приковани към стола и потопени в работа.

Тук е редно да споменем и, че почивките освен чести, трябва да са и ползотворни. Няма да получите особено положителен ефект върху продуктивността и когнитивните си способности, ако се отдадете на безкрайно ровене в социалните мрежи или гледане на видеа с котки.

Вместо това, използвайте почивката си, за да станете от стола, да се раздвижите и да направите няколко разтегателни упражнения. Това ще подобри кръвообращението, ще отпусне мускулите и ще предотврати схващания. Още по-добре е, ако можете да излезете навън за бърза разходка. Кратката Ви почивка е добро време да се снабдите с още вода, кафе или здравословен снак като ядки и плодове. Това е и моментът за кратки, но съдържателни запознанства и разговори с “колегите” от коуъркинг пространството.

Награждавайте се за добре свършената работа

Още един приятен съвет за увеличаване на продуктивността е да си определяте награди за изпълнените задачи. Този метод може чудесно да се съчетае с кратките почивки през работния ден. Краткосрочните малки награди помагат да поддържате чувството си на мотивация в течение на деня.

Когато работите сами, по-рядко чувате поощрителни думи от мениджъри и колеги. И докато удоволетворението от добре свършената работа, напредъка в бизнеса и финансовото заплащане, са чудесни мотиватори, те не винаги са осезаеми за съзнанието Ви. Затова е добре да предвидите начини да се награждавате сами за успешните задачи, веднага след изпълнението им. Важно е да изберете награда, която искрено да Ви зарадва и достави удоволствие.

След като постигнете някоя от целите си за деня, можете да се наградите с чаша добро кафе в почивката, например. Бърза разходка навън с някой от съседите Ви по бюро в споделения офис, също е добър вариант. Любимо лакомство или дори 5 минути в Instagram, също биха могли да са стимулиращи награди за някоя от изпълнените задачи.

Определяйте си и по-големи награди за по-сложните проекти или когато имате особено стресиращ, но успешен ден. Планиране на излизане след работа, кино или театър, нова книга, са все добри стимули, които да Ви мотивират в по-натоварените моменти от деня.

Добро планиране

Стигаме до същината на методите за продуктивност – доброто и детайлно планиране. Ако отидете в споделено работно пространство с всяко добро намерение да имате ползотворен работен ден, но не сте си набелязали цели и задачи, рискувате да превърнете това начинание в загуба на време и пари.

Най-добре е да планирате работния си ден от предната вечер или рано сутринта. Определете приоритетите и крайните си срокове. Направете списък със задачите за деня, подредени по важност. Започнете от първата и се движете надолу по списъка. Така ще сте сигурни, че работите по най-важните си проекти и не се разсейвате с второстепенни задачи.

Можете да се възползвате и от calendar blocking метода. Нанесете всички задачи за деня в Google Calendar, като за всяка отредите времеви интервал, в който трябва да бъде изпълнена. Бъдете реалистични и си дайте изпълними срокове, добавете и времето си за почивка и обяд. Това ще Ви помогне да си създадете реална представа колко работа можете да съберете в деня, тъй като често имаме склонността да се надценяваме и да се опитваме да поберем задачите за цяла седмица в един ден.

Като преглеждате календара си и си зададете автоматични напомняния, лесно ще можете да преминавате от задача на задача, без да губите време в чудене и  нерешителност с какво да се захванете.

Друг полезен съвет свързан с доброто планиране е да отидете в споделения офис по-рано сутринта. Така ще имате повече време на тишина и спокойствие, за да съберете мислите си и да положите началото на един наистина продуктивен ден.

Външна отговорност

Дори и да си направите перфектния списък подреден по важност на приоритетите, да разчетете времето си на календара до минута, да си отредите награда за всяка изпълнена малка задача и да си правите чести почивки всеки час, има дни, в които въпреки всичко ще се разсейвате и ще се бавите с работата. Когато работите дистанционно, продуктивността Ви зависи пряко от Вашата лична самодисциплина, а понякога тя може да се окаже не особено надеждна.

В такива случаи можете да се възползвате от предимството на споделеното работно пространство да работите сред други фрийлансъри и предприемачи и да заложите на външната отговорност. Споделете с някого от “колегите” върху какво работите и срока, в който искате да го постигнете. Самото заявяване на плановете пред друг човек, ще Ви създаде усещане за отговорност, че трябва да удържите на думата си.

Можете дори да си намерите работен партньор, с когото да споделяте задачите си за деня и взаимно да проверявате прогреса си на определен период. Така ще се държите отговорни един друг и вероятността да прекарате половината ден в писане на съобщения с приятели и YouTube видеа ще намалее драстично.

Използвайте технологиите на Ваша страна

Дотук споменахме колко пагубни могат да са технологиите за продуктивността. Часовете прекарани в бездната на социалните мрежи и гледането на видеа могат да съсипят работоспособността Ви. Но можете да използвате дигиталните си устройства стратегически, за да постигнете целите си.

Освен автоматичните напомняния на календара, можете да използвате някое от безбройните приложения за Pomodoro метода. Така ще получавате напомняне, че е време за почивка или за начало на нова работна сесия. На края на деня ще можете да отчетете времето прекарано в концентрирана работа.

Можете да използвате и приложения, които отчитат времето, което сте отделили за различни проекти. А програмите като RescueTime, са чудесен начин да проверите как реално прекарвате времето си на компютъра и кои са нещата, които Ви разсейват. Много приложения дават възможност и да блокирате определени сайтове или програми на лаптопа си в работно време. Така изкушението да прекарате половин час във Facebook автоматично се елиминира. Поставете такова приложение и на телефона си, за да сте сигурни, че няма да се поддадете на старите непродуктивни навици.

Друг начин да използвате технологиите на Ваша страна е като се възползвате от опциите за пълен екран. Много от софтуерните програми за редактиране на текст или графични изображения предлагат функцията full-screen. Така няма да виждате събщения и разсейващите 15 отворени таба на браузъра си докато вършите креативна работа.

Чисто и подредено работно място

Когато работите в коуъркинг офис и нямате постоянно бюро, е трудно да го затрупате с ненужни сантиментални вещи. Вероятно няма да имате нужда от методите на Мари Кондо, за да поддържате работното си място подредено. Въпреки това обаче е важно да следите за чистотата и организацията на бюрото си. Подредената работна среда увеличава подредеността на ума и концентрацията.

С течение на деня е възможно да затрупате бюрото си с празни чаши, опаковки от храна, листи хартия. Не се оставяйте на инерцията и поддържайте мястото чисто и минималистично. Това ще намали разсеяността на съзнанието Ви и ще спомогне продуктивността.

Удобна работна среда

Това, че нямате постоянно бюро в споделения офис не означава, че не можете да направите работната си среда максимално удобна, за да увеличите работоспособността си. Когато се чувствате комфортно в офиса, имате всичко необходимо и нямате физически дразнители, шансовете Ви за продуктивен работен ден се увеличават драстично.

На първо място, изберете си споделено работно пространство, където има много естествена светлина и Ви допада като обстановка. Слънчевите лъчи, дори и да са през прозореца, държат съзнанието будно и по-концентрирано.

Изберете си работно място, което да отговаря на личните Ви предпочитания. Съобразете се в зависимост от това дали климатикът и движението на хора ще Ви пречат, дали обичате по-светло, или по-сенчесто място.

Нагласете и регулирайте стола си, така че да Ви е удобен и да не доведе до схващане и болка към края на деня.

И накрая – винаги си носете шумоизолиращи слушалки. Дори и да обичате фоновия шум на офиси и кафенета, бъдете подготвени в случай, че нещо започне да пречи на концентрацията Ви.

Coworking пространството е идеална алтернатива на дистанционната работа от вкъщи. Предоставя структура за изграждане на работен график и контрастира на твърде лежерната обстановка вкъщи. Дава усещане за по-делова среда, където да сме заобиколени от други работещи хора. Като приложите и тези 7 съвета за супер продуктивност, ще си гарантирате успешни дни в коуъркинг офиса и постигане на бизнес целите си.

Автор на статията е Михаела Михайлова, копирайтър и специалист по маркетинг в социалните медии.

Михаела е част от екипа на Супер продуктивност. Ние помагаме на собствениците на бизнес да планират, организират и развият проектите и екипите си от самото им начало до големия успех. Клиентите ни повишават личната си ефективност в работата чрез онлайн обучения и лични консултации. Води ги Силвина Фурнаджиева – консултант по продуктивност с над 10 години опит в управлението на проекти и екипи, дистанционната работа и ефективния онлайн маркетинг.

Екипът ни е изцяло дистанционно работещ и когато сме в София, често можете да срещнете някого от нас в Worky и да се запознаем на по чаша качествено кафе.